A partir de la creación de la factura electrónica y su caracter obligatorio hace algunos años, es indudable que ha habido muchos beneficios, pero también nuevos retos. Es necesario ahora tener métodos de control, almacenamiento y procesamiento, mientras continuamos con los procesos productivos de la empresa.
Desglosaremos cada uno de los procesos para demostrar cómo Box Factura resuelve todos los problemas de estos tres procesos.
1. Control
El primer paso del control sobre un CFDI es la recepción. Hemos visto que muchos emprendedores y negocios crean una dirección específica como buzón de facturas, en algunos casos se ve como [email protected] o [email protected]. Lo que vemos en estos casos es que resuelven solo una pequeña parte del problema.
Al tener una dirección alterna sí estamos separando, pero la fase de control no es solo eso; es saber si el XML es un CFDI válido, luego su estatus de validación ante el SAT, después saber si ya lo habíamos recibido anteriormente, o no (es decir: es un duplicado), y si tiene la información correcta para poder acreditarlo.
Crear un email para recibir facturas no nos ayuda a todo esto.
Nuestra visión fue crear un producto que resuelva todos estos problemas:
- Una cuenta de email especial para facturas, que encuentre todos los CFDIs y los procese, y no sature nuestro propio correo
- Conocer si el CFDI es estructuralmente correcto, o no (validador de forma y sintaxis)
- Validación automática ante SAT
- Verificación de que la factura no es duplicada
- Solución multicuentas en la que varias personas tienen su propia cuenta de correo y pueden tener un control de quién pagó qué
- Descarga automática en los casos en que los proveedores no envían adjuntos los archivos digitales, sino es a través de un enlace
2. Almacenamiento
El requerimiento por parte de SAT es almacenar los archivos digitales por 5 años. Si bien una cuenta de correo electrónico es poco probable que expire, hemos tenido casos de clientes que perdieron toda la información de sus computadoras a causa de un virus, malware o ransomware.
Es por esta razón que hemos creado una plataforma basada en tecnología que nos da la certeza de que la información será almacenada de forma permanente.
- Respaldo en la nube de todos los CFDIs, accesibles desde cualquier dispositivo con Internet
- Sin riesgo de virus
- Infraestructura basada en servicios de Amazon y Google
- Cifrado seguro
- Las facturas no son eliminadas de los servidores
- Búsqueda y filtrado de la información
3. Procesamiento
Finalmente, las facturas tienen un fin: la acreditación para deducción de impuestos. Ya sea que trabajemos por nuestra cuenta o para una empresa, tenemos que darle un orden a la información. A veces esto significa solo entregar los archivos, en otros casos nos requieren capturar toda la información a Excel.
Cualquiera sea el caso, al descargar las facturas de nuestro servicio, te entregamos toda la información que requieres.
- Descarga de un archivo comprimido con los archivos digitales, comprobación de validaciones y Excel
- Generación automática de hoja de Excel con desglose de la información del CFDI
- Integración con ERPs, sistemas contables y soluciones a la medida
No importa cuál sea el rol en tu empresa: si requieres hacer comprobaciones de gastos, Box Factura te ayuda a darle orden y certidumbre a tu información, y agiliza la entrega de reporte de gastos. Con esto puedes dejar de hacer tareas administrativas y enfocarte al trabajo productivo.
Te invitamos a registrarte ahora y probar nuestro servicio gratis por 30 días.
