Viáticos y Gastos de Empleados

Si tu empresa les proporciona tarjetas corporativa a los representantes de venta, ejecutivos o empleados en general, se requiere hacer comprobación de gastos a través de factura. Ya sea que en un restaurante u hotel envíen las facturas directamente al administrador y ellos presenten el documento impreso, o que ellos lo reciban y lo envíen, el proceso es caótico.

Nuestro software de Viáticos te permite organizar de una manera más sencilla los gastos de tus empleados, revisar los mismos y administrar los reembolsos. Al crear una cuenta por cada uno de los empleados que presenten gastos, ellos podrán recibir notificaciones directamente a su teléfono, verificar que la factura no tenga errores y administrar sus presupuestos.
El administrador, por el otro lado, podrá ver las facturas de todos los empleados, sin necesidad de buscarlos en emails. Además, sabrás al instante si la factura fue emitida al RFC correcto, si es válida y si no está duplicada. Luego, podrás hacer la transferencia de reembolso y marcar esas facturas como pagadas.

Finalmente, cuando estés listo, podrás descargar toda la información con un solo click.

¡Contáctanos y agendemos una demostración! Envíanos un email a [email protected] y descubre lo fácil que es administrar viáticos y gastos de venta o representación.

Portal de Proveedores

Empresas de todos tamaños manejan facturas por pagar—negocian con sus proveedores un plazo de crédito y las facturas se pagan cuando esta fecha haya vencido. El proceso parece sencillo, pero cuando consideramos que cada proveedor tiene un cierto número de días de crédito, los cálculos se complican. Agreguemos el hecho de que, por política interna, solo se reciben facturas ciertos días y en determinados horarios.

En años recientes, empresas grandes han optado por construir su propio portal de proveedores: un sitio web en el que se centralizan todas las facturas y solo está abierto por determinados días a la semana, a manera de hacer cumplir las políticas de recepción de comprobantes fiscales. Estos portales, sin embargo, tienen costos iniciales superiores al millón de pesos y cientos de miles al año por mantenimiento.

Nuestro servicio de Portal de Proveedores soluciona estos problemas y más, a una fracción del costo que requeriría una solución personalizada, permitiendo que empresas de todos los tamaños —desde personas físicas y micro empresarios, hasta PyMEs y corporativos— puedan gestionar sus cuentas por pagar de forma eficiente, rápida y segura.

¿Cómo funciona el Portal de Proveedores?

Creas tu cuenta de Box Factura, das de alta tu portal y compartes el enlace a los proveedores, o los invitas por medio de e-mail. Ellos se darán de alta ingresando solamente su dirección de correo electrónico y una contraseña. De esta forma, los podrás identificar más fácilmente.

Con su cuenta, ahora ellos podrán subir facturas en los días y horarios que hayas establecido, además de otras ventajas:

  • Acepta sólo facturas emitidas en el mes en curso
  • Cierra automáticamente tu portal en los últimos días de mes
  • Personaliza tu portal con tu nombre y logo
  • Configura y recuerda las políticas de pago de cada proveedor
  • Calcula automáticamente los días en los que vence la factura, y si tiene que ser un día de pago
  • Recibe un recordatorio diario de cuando las facturas hayan vencido

Además, todas las facturas que recibes son verificadas para que el RFC sea el de tu empresa, se validan ante el SAT, se respaldan automáticamente, los comprobantes duplicados se marcan automáticamente y puedes descargar todo con un solo click.

¿Quieres más información? Mándanos un email a [email protected]

Sincroniza Tus Facturas Con el SAT

Un Dropbox, pero para tus facturas

La misión de Box Factura es darle orden a tus comprobantes fiscales. Ya sea que tengas una empresa o seas una persona física, tenemos soluciones para ti: un buzón para recibir tus facturas, buzones múltiples para tus empleados o un portal para que tus proveedores ingresen los comprobantes.
Pero, ¿qué pasa cuando una factura no es recibida? Cuando el servicio de envío de correo falla, no se adjuntaron los archivos o simplemente se escribió mal la dirección—ningún servicio es infalible ante este problema. Hasta ahora.

Esta semana hemos comenzado la etapa de prueba de nuestro servicio de sincronización de facturas con el SAT. Después de dar de alta tu cuenta e ingresar los datos de acceso para el portal del SAT, Box Factura localizará y descargará diariamente todas las facturas que no hayan sido ingresadas a tu buzón—es como un servicio de descarga masiva, solo que de forma automática. De esta forma tendrás la plena seguridad de que ningún comprobante falta para deducir y hacer tu declaración de forma completa.

Además, en las próximas semanas estaremos abriendo la API de este servicio de sincronización para que puedas implementarlo de forma libre en la plataforma tecnológica de tu empresa o negocio. Para más información, contáctanos en [email protected]

Cómo Pagar La Tenencia

La tenencia es un impuesto asociado a tener y usar vehículos. Es un impuesto que se creó en 1962 para financiar los Juegos Olímpicos México 1968, pero que se mantuvo pese a haber terminado su motivo y con grandes insatisfacciones por parte de la ciudadanía. A partir del 1° de enero de 2012, este impuesto ha quedado derogado y ha pasado del fuero federal al fuero estatal, siendo los Estados los encargados de cobrarlos.

Tenencia en el DF

Este impuesto fue derogado a partir del 1° de Enero de 2012

En el Distrito Federal, este impuesto se mantiene siempre y cuando no se cumplan las siguientes condiciones:

  • Es persona física o moral sin fines de lucro
  • Tarjeta de circulación con chip vigente
  • Sin adeudos del impuesto sobre tenencia
  • Valor factura depreciado hasta $250,000

De esta forma, las personas físicas o morales con fines de lucro, y con vehículos cuyo valor factura depreciado no supere los $250 mil pesos, no tienen derecho al subsidio y tendrán que pagar la tenencia.

Cómo pagar la tenencia

A continuación mostramos los pasos necesarios para pagar la tenencia:

1. Entrar al sitio web de finanzas

En el sitio web de finanzas del Distrito Federal podemos comenzar el proceso para encontrar nuestro vehículo.

2. Introducir el número de placas

El siguiente paso es introducir la información necesaria: el número de placas, seleccionar el ejercicio y llenar el captcha con la palabra que aparece arriba del campo. Una vez hecho esto, presionamos siguiente.

3. Verificamos que la información sea correcta

En este paso verificamos la información: la placa y modelo, principalmente. Si este dato no es correcto, podríamos estar pagando los derechos de otro vehículo. Si los datos son correctos continuamos presionando siguiente.

4. Imprimir comprobante

En esta pantalla ahora vemos información más detallada del vehículo, principalmente si está a nombre de una persona física o moral, y el desglose de lo que es el impuesto. Si todos los datos son correctos, podemos seguir con el proceso con cualquiera de las siguientes opciones:

  1. Imprimir y pagar en un banco • Damos click a imprimir para pasar a generar un archivo PDF, mismo que tenemos que llevar a nuestro banco para realizar el pago directamente.
  2. Pagar en línea • Si lo preferimos, podemos pagar en línea dando click al enlace en negritas antes de los botones. Ingresamos la información de la cuenta y seguimos los pasos.

Es importante aclarar que este tipo de pagos no generan un archivo CFDI.

Calculadoras Fiscales

Con el objetivo de brindar un servicio adicional a nuestros clientes y visitantes, hemos puesto a su disposición tres herramientas que le ayudarán a agilizar las actividades tributarias.

Calculadora ISR Calculadora IVA Generador de RFC

Tres herramientas para agilizar sus labores fiscales

La Calculadora ISR de asimilados le permitirá hacer la fórmula y la conversión de las tablas de forma rápida para el Impuesto Sobre la Renta del periodo actual. De igual forma, podrá convertir el ingreso neto en ingreso bruto y elegir si requiere o no incluir el subsidio para el empleo.

Nuestro Generador de RFC con Homoclave le facilitará la labor de conocer el registro federal de contribuyentes de una persona física o moral.

Finalmente, la Calculadora IVA le permitirá no sólo hacer el sencillo cálculo de agregar el impuesto al valor agregado de un importe, sino también desglosar un importe que ya tiene IVA.

Actualización 13/Sep/2017 - Use nuestra calculadora IMSS.

Cómo Facturar en Amazon México

Una de las empresas más importantes en Internet abre sus oficinas en nuestro país. Amazon ha llegado a México con un extenso catálogo de productos: aproximadamente el 80% de lo que ofrecen en su tienda más grande, la de Estados Unidos.

Con un nuevo e importante jugador en el mercado de productos, constituido legalmente en México, Amazon está obligado a emitir comprobantes fiscales. Aquí te enseñamos el procedimiento que debes realizar para obtener tu factura electrónica.

1. Dar de alta el RFC

El primer paso es configurar nuestra cuenta dando de alta nuestro RFC. En la sección de Mi Cuenta entramos a Configuración y seleccionamos Administrar Registro Federal de Contribuyentes (RFC).

Aquí damos de alta nuestro RFC, cuando terminemos damos click en Agregar.
Nota: Este paso se debe hacer sólo una vez.

2. Seleccionar pedido

De igual forma, en Mi Cuenta seleccionamos Mis Pedidos, luego damos click en Detalles del pedido y posteriormente damos click en el botón de Solicitar factura electrónica (CFDI).

3. Llenamos el formulario para terminar el proceso

Una vez finalizado el proceso damos click en Generar factura y nuestra factura será enviada al correo asociado a nuestra cuenta.


Este es el proceso que debemos de realizar para recibir nuestra factura electrónica por primera vez. Si ya se han emitido, sólo el paso 2 y el paso 3 son necesarios.

Cómo Facturar Estacionamientos

Un grave problema quienes nos encontramos en zonas urbanas densas son los estacionamientos. Dependiendo del lugar y la zona, los estacionamientos pueden tener personal o estar totalmente automatizados y sólo emiten un recibo básico del pago realizado.

Usualmente si queremos facturar debemos acudir directamente al área de facturación, muchas veces a varios metros de distancia. Después, tenemos que dejarles nuestros datos y confiar que nos enviarán la factura. Y de paso, que los 15 minutos de tolerancia no se nos hayan agotado, si no, tendremos que pagar de nuevo.

Un proceso premeditado, enfocado a una evasión de impuestos sistematizada

Este proceso es totalmente premeditado, enfocado a una evasión sistematizada, pero a su vez, legal. Los dueños de estas empresas no declinan la emisión de facturas, pero se aseguran de que el proceso sea tan complicado y tardado que la mayoría decida declinar y pensar que no vale la pena el esfuerzo.

Esto tiene que cambiar.

¿Qué podemos hacer?

Podemos contactar al SAT mediante los diferentes canales:

  1. A través de su sitio web — Sección Contacto, Denuncias. Seleccionamos evasión fiscal.
  2. Contacto con redes socialesEn Facebook y en Twitter
  3. Por teléfono — 01-800-4636-728

Después pueden copiar y pegar el siguiente texto, o llenar los campos o decirle a la operadora algo similar a esto:

Queremos que los estacionamientos paguen impuestos

De forma sistematizada y premeditada, las empresas dueñas de los principales estacionamientos han establecido un proceso engorroso y complicado para emitir comprobantes fiscales. Usualmente, después de pagar, se tiene que llevar el ticket a una oficina para llenar manualmente un formulario con nuestros datos fiscales. Y que de alguna forma volvamos a nuestros vehículos y salgamos del estacionamiento en los usuales 15 minutos que dan de tolerancia.

Estos establecimientos se aprovechan de la prisa y el relativo bajo valor de su deducción, pocos creerán que perder 5 o 10 minutos por una factura de $50 o $60 pesos valen la pena, pero de hecho sí vale la pena por la deducción—el problema es el tiempo que se requiere para emitirlo. Si bien lo que hacen no es ilegal, debería serlo. El obstaculizar y complicar el proceso de facturación debe ser sancionado de una forma similar a aquellos que se rehúsan a emitir facturas.

Solicito atentamente que estos establecimientos sean obligados a emitir facturas a través de un portal en Internet cuyo único requisito sea el ticket de pago. Que los primeros en abandonar este tipo de prácticas sean los más grandes, empezando por el AICM.

Los principales culpables

  1. Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México (AICM)
  2. Grupo Danhos
  3. Grupo Aeroportuario Centro Norte (OMA)
  4. Grupo Aeroportuario del Pacífico (GAP)
  5. Grupo Aeroportuario del Sureste (Asur)
  6. Central
  7. Parking Solution Ranver
  8. Copemsa
  9. Pare (ya es posible facturar)

Recordemos que el IVA está ya incluido en el precio. Si un negocio no emite factura, ese IVA formará parte de su utilidad, más aún cuando comprobar cuántas ventas tuvo se complica debido a que no usan almacén. Si a esto le agregamos que, según un artículo de El Financiero, los estacionamientos tienen un márgen de ganancia de entre el 60 al 80%. Ahora agreguémosle que no pagan impuestos, un verdadero negociazo.

SAT Recomienda No Compartir Contraseñas

La semana pasada el SAT publicó este comunicado a través de su cuenta de twitter:

Para los contribuyentes este mensaje nos ha dejado más dudas que respuestas en torno a lo que podemos o no hacer en el portal—e incluso utilizando tácticas de miedo en relación a consecuencias legales.

Resulta claro que no podemos hacer todo el trabajo relacionado a nuestras obligaciones tributarias nosotros mismos, necesitamos terceras partes, en la forma de contadores o administradores, según sea el caso. Es imposible imaginar que tanto el dueño de una empresa con mil empleados o más va a realizar sus obligaciones tributarias él mismo, o que el micro empresario va a tener el tiempo o el conocimiento para presentar sus declaraciones.

La plataforma del SAT deja mucho qué desear. Su funcionalidad es confusa cuando menos y suele tener fallas por doquier, pero sus ineficiencias no terminan ahí—también en la comunicación oficial no están al nivel, emitiendo información como la de este confuso tweet que posteriormente aclaran que no hay que compartirla a terceros no confiables, pero luego terminan otra vez con un confuso mensaje declarando que esta información es personal e intransferible.
En resumen, ¿deberiamos o no compartir nuestra contraseña? El SAT no deja nada claro. Para motivos prácticos podemos definir que, independientemente de lo que se comunique, la única posibilidad real para una empresa o una persona física es delegando el trabajo de las obligaciones fiscales a un tercero.

Alerta: Correos Falsos del Buzón Tributario

En las últimas semanas se han reportado que un importante número de contribuyentes han estado recibiendo correos electrónicos con título “Ultimo Aviso - Buzon Tributario” (sic) proveniendo de diferentes cuentas de correo, solicitando se actualice la información del contribuyente.

Estos correos electrónicos son apócrifos, parte de una técnica criminal denominada phishing y cuyo objetivo es robar datos o identidades.

¿Cómo detectar estos correos?

Primero que nada, no debemos fiarnos de la dirección del remitente. Mientras que algunos correos electrónicos provienen de direcciones como [email protected], [email protected] y [email protected], es muy fácil falsificar la información del remitente. La o las personas que están detrás de esta actividad criminal simple y sencillamente no han decidido poner una dirección como [email protected], no porque no puedan.

Luego, el enlace que aparece para validar la supuesta información, https://www.sat.gob.mx/buzon_tributario/Paginas/default.aspx también resulta sencillo de falsificar. Ve el siguiente ejemplo:

https://www.yahoo.com/

El enlace muestra que el sitio es Yahoo.com, pero el enlace nos lleva a Google. Lo primero que hay que tomar en cuenta es la barra de estado, que aparece en la parte inferior de la pantalla para determinar a dónde llegaremos. Después de dar click, podemos verificar el dominio en la barra de direcciones, tomando en cuenta el texto que aparece en color negro (que es el dominio real). Y por último, no fiar las contraseñas a ningún sitio del que no hayamos accedido directamente.

Recepción de CFDI

Desde que se implementó la factura electrónica en México, decenas de empresas se han sumado a ofrecer la emisión de comprobantes digitales. Sin embargo, la recepción es un área que no ha sido tomada en cuenta, hasta ahora.

Box Factura es un innovador servicio, en el que con una cuenta de correo @boxfactura.com nos encargamos de recibir, ordenar, validar y respaldar tus comprobantes digitales—es el eslabón perdido de la facturación electronica, y la razón por las cuales muchas empresas pierden importantes recursos: no sólo tiempo y labor, sino dinero.

Si tu empresa hace una o más de las siguientes tareas, te recomendamos hablar con nosotros ya que tenemos una solución para ti:

  • Descargar PDFs e imprimirlos para ordenarlos
  • Capturar las impresiones a un archivo de Excel
  • Validar manualmente los documentos a través del validador del SAT
  • Respaldar los archivos en un disco duro

Con Box Factura:

  • Las facturas ya están ordenadas, listas para imprimirse todas en tres clicks
  • Se incluye un archivo de Excel
  • Las validaciones se hacen al recibir las facturas, pero también puedes utilizar nuestra herramienta de validación masiva
  • Todas las facturas están respaldadas en la nube, y accesibles en cualquier momento
  • Servicios especiales para gestionar Viáticos y Portal de Proveedores

Envíanos un email a [email protected] para agendarte una demostración y mostrarte cómo las facturas no deben ser un pesar.