¿Qué es una Representación Impresa de un CFDI?
Cuando solicitamos una factura electrónica, se nos entregarán dos archivos: un XML y un PDF. El archivo XML es el comprobante fiscal, el que es requerido para acreditar como un gasto deducible. El archivo PDF, por su parte, es una representación, y por sí mismo no puede ser acreditado.
En este aspecto hay mucha confusión, debido a que ambos son archivos digitales. Entonces, ¿por qué no es posible deducir un gasto si solo tenemos el archivo PDF? Aquí lo explicamos.
Un XML es un archivo con datos estructurados
La principal diferencia es que el archivo XML permite tener una estructura de datos, similar a lo que nos permite generar una hoja de Excel.
De cierta forma, en un XML tenemos la certeza de que los datos siempre estarán en la misma ubicación. Siguiendo la metáfora de Excel, podríamos encontrar el RFC emisor en la celda A1, el RFC del receptor en la celda A2, y tal vez los montos los tendríamos en la columna B; B1 para el subtotal, B2 a B5 para cada uno de los impuestos federales que se podrían aplicar, y B6 para el monto total del documento. El resto de la información del CFDI tendría una estructura similar.
Con esta estructura de celdas nos limitamos a poner un dato por cada espacio, en un documento, como el PDF, no existe esta estructura, ni una manera de forzarla. Es un tipo de archivo no estructurado, que es más flexible, pero no es útiles para los fines de una factura electrónica.
Además, el PDF no requiere tener toda la información del CFDI; es hasta cierto punto un resumen del CFDI, de la que no se puede obtener toda la información importante de vuelta, así como no es posible tener todos los detalles de un libro de 100 páginas o una película de 90 minutos, basándonos solo en un resumen. Nos podemos dar la idea, pero cierta información se pierde.
En conclusión, una representación impresa de un CFDI en formato PDF, es simplemente eso—una representación del archivo original. Un tipo de resumen de la cual se pierde una parte de la información.
En este punto es posible que se pregunten: ¿hay alguna forma de obtener el CFDI a partir del PDF? La respuesta es no. Al convertir un XML a un PDF, se pierde información necesaria del CFDI. El PDF tiene un código QR, y técnicamente sería posible comprimir toda la información del CFDI en este código, pero en la práctica, el objetivo del QR es totalmente distinto, y será del que hablaremos en otra ocasión.
Conclusión
Cuando recibamos una factura, en el mejor de los casos, debemos tener el archivo XML y el PDF. En el siguiente mejor caso, el XML es más que suficiente, y aunque hay herramientas para facilitar su lectura, recomendamos utilizar nuestro servicio de conversión automático de XML a PDF; solo crea tu cuenta y envía tus XMLs.
En el caso de que solo tengamos el PDF, debemos exigir que también se nos entregue el XML, pues con la representación impresa no podemos acreditar un gasto.
