Box Factura

Desde que se implementó la factura electrónica en México, decenas de empresas se han sumado a ofrecer la emisión de comprobantes digitales. Sin embargo, la recepción es un área que no ha sido tomada en cuenta, hasta ahora.

Box Factura es un innovador servicio, en el que con una cuenta de correo @boxfactura.com nos encargamos de recibir, ordenar, validar y respaldar tus comprobantes digitales—es el eslabón perdido de la facturación electronica, y la razón por las cuales muchas empresas pierden importantes recursos: no sólo tiempo y labor, sino dinero.

Si tu empresa hace una o más de las siguientes tareas, te recomendamos hablar con nosotros ya que tenemos una solución para ti:

• Descargar PDFs e imprimirlos para ordenarlos
• Capturar las impresiones a un archivo de Excel
• Validar manualmente los documentos a través del validador del SAT
• Respaldar los archivos en un disco duro

Con Box Factura:

• Las facturas ya están ordenadas, listas para imprimirse todas en tres clicks
• Se incluye un archivo de Excel
• Las validaciones se hacen al recibir las facturas, pero también puedes utilizar nuestra herramienta de validación masiva
• Todas las facturas están respaldadas en la nube, y accesibles en cualquier momento
• Servicios especiales para gestionar Viáticos y Portal de Proveedores

Envíanos un email a [email protected] para agendarte una demostración y mostrarte cómo las facturas no deben ser un pesar.

Las siglas CFDI son bastante utilizadas en la jerga contable, pero ¿cuál es su significado?

A lo largo de la historia de la contabilidad electrónica en México se ha recurrido a diferentes siglas para referirse a los comprobantes fiscales: CBB, CFD y CFDI.

• CBB se refiere al Código de Barras Bidimensional
• CFD significa Comprobante Fiscal Digital
• CFDI, por lo tanto, significa Comprobante Fiscal Digital por Internet

La mayor diferencia entre los primeros dos y el CFDI es que las validaciones, sellos y firma están certificados por el SAT y pueden ser verificados inmediatamente, mientras que los otros dos representan a un comprobante fiscal impreso, o su versión digital, pero sin certificación oficial por medios electrónicos.

A partir de 2015 sólo se pueden emitir CFDIs a través de un proveedor autorizado de certificación (PAC).

Hoy 25 de mayo festejamos a los Contadores Públicos, una de las profesiones que reciben menos crédito pero que sin ellos, mucho de lo que tenemos no funcionaría. Alguien tiene que darle forma y sentido a los números, estar atento a los cambios en regulaciones, encontrar soluciones y ensuciarse las manos ante el SAT. Es un trabajo difícil, pero alguien tiene que hacerlo.

El equipo de Box Factura reconoce el enorme esfuerzo de los Contadores Públicos y les envía una muy sincera felicitación en su día.

¿Qué hacer cuando una empresa no emite una factura?

Un momento incómodo se vive cuando preguntamos si facturan y la respuesta es no. Usualmente son restaurantes, y lo más que nos puede dar el empleado es un comprobante de la compra—sin valor fiscal, por supuesto. Los motivos de esto son variados; van desde el desconocimiento del empleado hasta la decisión del dueño o gerente por no facturar. Al final el caso es el mismo: los establecimientos están obligados a emitir facturas.

Entonces, ¿qué podemos hacer?

1. Hablar con algún superior — Para descartar el hecho de que el establecimiento se rehúse a facturar, tenemos que escalar el problema. Hablar con el supervisor o gerente es el mejor paso para aclarar lo que podría ser un error de comunicación.
2. Conservar el ticket, hablar después — Solicitamos un comprobante de pago, un número telefónico y hablamos después para solicitar la factura, esperando que el empleado que conteste tenga mejor información.
3. Denunciar en SAT — Si todo lo demás falla, hay que presentar una denuncia ante el SAT. En el sitio web del SAT, seleccionamos Contacto, después Quejas y denuncias. Llenamos el formulario, procurando introducir correctamente los datos de la dirección.

Claramente el modo correcto de proceder es hablando, incluso comentando que el SAT anunció que las multas ascienden hasta $69,000 pesos. A partir del 2014 los CFDI son obligatorios y el régimen de pequeños contribuyentes (que emitían recibos impresos, sin código de barras) han quedado en el pasado.

Te recordamos también algunos tips para asegurarte que recibas correctamente tu factura.

Los comprobantes fiscales digitales por Internet tienen una larga historia en México, aunque es hasta hace relativamente poco tiempo que han sido utilizados masivamente. Esta es una breve historia de los 10 años de la factura electrónica en México.

2004

El marco operacional y legal de la factura electrónica es publicado, siguiendo el modelo establecido por un comité de empresas denominado AMECE, que es la Asociación Mexicana De Estándares Para El Comercio Electrónico, A.C. y cuyo objetivo se enfocaba en simplificar los gastos de administración, una disminución de errores y la capacidad de poder respaldar los archivos digitalmente.

2005

No fue hasta el año siguiente que la factura electrónica fue utilizada, con el esquema 1.0, en ese año, más de 139,000 comprobantes fiscales fueron emitidos.

2009

Los contribuyentes ahora pueden elegir el método para emitir facturas: por sus propios medios o a través de un proveedor certificado. La factura impresa se mantiene para el régimen de los pequeños contribuyentes.

2010

Después de un breve tiempo, los contribuyentes ya no pueden emitir facturas por sus propios sellos. El SAT introduce el comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) cuyo proceso comienza a través de un proveedor autorizado de certificación (PAC) que se encarga de validar el documento y de enviarlo al SAT.
Facturar a través de un PAC facilita el proceso para el contribuyente, ya que el proveedor es el que se encarga de toda la labor. Actualmente existen 77 proveedores autorizados de certificación.

2011

Hasta esta fecha, la factura electrónica era opcional. En este año, las personas morales con ingresos superiores a $4 millones de pesos deberán utilizar la factura electrónica por obligación. Las compañías que se integren al nuevo esquema tendrán que hacerlo forzosamente con CFDI, mientras que las empresas que ya usaban CFD pueden seguir utilizando este modelo.
Los contribuyentes con ingresos menores a $4 millones, podrán seguir utilizando la factura impresa.

2014

Desde el primero de enero, la emisión de CFDI es obligatoria para los contribuyentes cuyos ingresos superen los $250 mil pesos y para emitir recibos de honorarios o salarios. Sin embargo, la resolución otorgó 3 meses de extensión para adoptar el CFDI. De esta forma, a partir del 2014 todos los comprobantes fiscales tienen que ser digitales y certificados por el SAT.

2017

A partir del primero de diciembre de 2017, la única versión válida de CFDI será 3.3, esto significa que si recibimos facturas 3.2 o anteriores, no se podrán acreditar estos egresos.

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Estos cambios han sido un paso adelante enfocado en la modernización del pago de impuestos. Sin embargo, las áreas administrativas de decenas de miles de empresas en todo el país siguen teniendo altos costos en la recepción de CFDIs.
Primero, la recepción de los comprobantes, la organización y gestión de estos mismos se tiene que hacer manualmente. Los archivos digitales son separados en dos carpetas, los PDFs se imprimen y manualmente se ordena esta información.
En segundo lugar, la validación de los documentos recibidos es una obligación del contribuyente. El SAT provee de su propio servicio, pero carece de un enfoque masivo. Cada factura se tiene que capturar manualmente.

Box Factura resuelve ambos problemas, ordenando y validando todas las facturas que recibas. Pruébalo gratis por 30 días

(Fuentes: 1, 2)

El SAT ofrece un par de herramientas para certificar y validar CFDI, la primera es un validador de forma y sintaxis y la segunda es un verificador.

Aunque ambas herramientas cumplen su cometido, tienen serias deficiencias que se van notando conforme nuestros comprobantes digitales van en aumento: la tarea se complica exponencialmente al validar decenas, cientos o miles de comprobantes fiscales. Seleccionar uno por uno los XML o capturar manualmente los datos se vuelve una tarea insoportable.

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Actualización 15/Julio/2018: El servicio de validación se realiza de forma automática cuando se recibe una factura. Regístrate ahora para validar tus comprobantes.

¿Hay una mejor manera?

En Box Factura hemos reconocido la necesidad de validar masivamente comprobantes digitales, por eso, para todos nuestros clientes, hemos abierto nuestro propio servicio de validación masiva enlazado al SAT. En pocos segundos, y sin necesidad de capturar datos, podemos obtener la misma información proveída por el SAT, así como un resumen adicional de las validaciones de sello y el estado del comprobante.

Sólo arrastra tus XML y espera algunos segundos para comenzar el proceso de validación.

Por diferentes motivos, algunos proveedores de productos y servicios no envían sus comprobantes fiscales. Algunos pueden ser atribuidos a la malicia, pero en la mayoría de los casos se deben a errores: traspapelado de los documentos, se escribe incorrectamente el correo electrónico o simplemente el email nunca llega. A continuación te presentamos algunos tips para evitar estas confusiones.

1. Siempre carga tu cédula fiscal — Es básico tener los datos impresos y traerlos en la cartera o la bolsa. No te olvides de incluir tu correo electrónico.
2. Pregunta si la facturación es por Internet — Muchas empresas importantes ofrecen la opción de facturar a través de su portal. Este método usualmente es menos propenso a errores y más práctico. Sólo asegúrate de revisar en cuánto tiempo estará tu ticket disponible para facturar, cuántos días tienes para emitir la factura y si el ticket expira a final de mes.
3. Conserva tu ticket — El punto más importante: conserva el comprobante de compra, asegúrate que tenga los datos de contacto, el nombre del negocio, el monto, el número de operación. Así será más sencillo cualquier aclaración.
4. Solicita la factura impresa — Aún mejor, para asegurar la emisión y envío de tu factura, solicítala impresa. Dependiendo de si tienes suficiente tiempo y cuántos minutos tarden en entregarla, esta opción puede ser menos viable.

Box Factura te permite tener todos tus datos listos para que tu proveedor pueda copiar y pegar, evitando errores de captura y agilizando el proceso. Descubre cómo →

A partir de julio del 2014, las aerolíneas están obligadas a emitir comprobantes fiscales, un cambio necesario para comprobar gastos de todos los viajeros, ya sea por placer o por negocio. Con la entrada de esta resolución, sin embargo, las compañías se han esmerado en ocultar el sitio en donde podamos emitir nuestra factura.
Tal era el caso en 2014, y a pesar de algunos cambios, el sitio que buscamos no es tan fácil de encontrar.

Para encontrarlo podemos seguir las instrucciones a continuación:

1. Entramos al sitio web de Volaris
2. Abrimos la opción Administra tu viaje en el menú superior
3. Seleccionamos Facturación México en el menú desplegable, en la parte derecha
4. En la nueva página seleccionamos Imprime tu factura electrónica, luego damos click en el botón de Imprimir
5. Ahora introducimos la clave de reservación y seguimos los pasos

O podemos acceder directamente. No olvides poner tu correo de Box Factura para validar y verificar tu factura, si aún no tienes cuenta, regístrate ahora gratis.

Una vez que tu factura haya sido enviada a Box Factura, recibirás una notificación con los datos de tu comprobante:

Te recordamos que la factura está disponible para ser emitida un día después de la reservación del vuelo y hasta 10 días naturales después.

¡No olvides facturar tus vuelos de Aeroméxico, Interjet y Viva Aerobús!